# BESTAND

## Overzicht

Wanneer u tijdens het afdrukken of verzenden van een origineel in een modus op de toets [Bestand] van de functie voor documentarchivering tikt, kunt u het origineel tegelijkertijd in de hoofdmap of een opgeslagen aangepaste map opslaan. Het opgeslagen bestand kan op een later tijdstip worden opgehaald, zodat u het origineel opnieuw kunt kopiëren of verzenden zonder dat u het hoeft te zoeken.
Als een bestand met de functie Bestand wordt opgeslagen zonder dat er bestandsinformatie wordt toegevoegd, worden automatisch de volgende gebruikersnaam en bestandsnaam aan het bestand toegewezen.
Gebruikersnaam: Gebr. onbekend
Bestandsnaam: Modus_Dag-Maand-Jaar_Uur-Minuut-Seconde
(Voorbeeld: Kopie_20110404_112030)
Opgeslagen in: Hoofdmap

## Bediening

Als voorbeeld wordt hieronder de procedure voor het gebruik van 'Bestand' in de kopieermodus uitgelegd.
Plaats het origineel en tik op de toets [Voorbeeld].
Plaats het origineel in de documentinvoerlade van de automatische documentinvoereenheid of op de glasplaat.

- EEN PROCEDURE SELECTEREN VOOR HET PLAATSEN VAN HET ORIGINEEL AFHANKELIJK VAN TYPE EN STATUS

Afhankelijk van de gebruikte kopieerfuncties, moet u mogelijk bepaalde instellingen opgeven om een voorbeeld weer te geven.
Tik op de toets [Bestand] om bestandsgegevens toe te voegen.
Zie 'Bestandsgegevens' voor meer informatie over het selecteren van de instellingen voor gebruikersnaam, bestandsnaam, map en eigenschap.
Opslaan op de harde schijf:

- De eigenschap wijzigen
- Een gebruikersnaam opgeven
- Een bestandsnaam toewijzen
- De map opgeven
- PDF-bestand maken voor bladeren op de pc

Opslaan op een extern geheugenapparaat:

- Een bestandsnaam toewijzen
- De map opgeven
- PDF-bestand maken voor bladeren op de pc

Wanneer u bovenstaande instellingen hebt geconfigureerd, keert u terug naar dit scherm. Ga door met de volgende stap.
Als u geen gebruikersnaam of andere gegevens wilt toewijzen aan het bestand, gaat u verder met de volgende stap.
Tik op .
U keert terug naar het basisscherm van de kopieermodus en de toets [Bestand] wordt gemarkeerd.
Selecteer kopieerinstellingen en tik vervolgens op de toets [Starten kleur] of de toets [Starten zwart-wit].

- Op het moment dat wordt begonnen met kopiëren, wordt het origineel opgeslagen als een bestand.
  De geselecteerde kopieerinstellingen worden ook opgeslagen.
- Zie stap 1 in 'EEN PROCEDURE SELECTEREN VOOR HET PLAATSEN VAN HET ORIGINEEL AFHANKELIJK VAN HET TYPE EN DE STATUS' voor de procedure voor het plaatsen van het origineel.

BESTANDSINFORMATIE
De procedure voor uitgebreide instellingen wordt hieronder beschreven.
Wanneer u een eigenschap, gebruikersnaam, bestandsnaam en map opgeeft, kan een bestand eenvoudiger worden beheerd en gevonden. Als u [Vertrouwelijk] selecteert voor Eigenschap en een wachtwoord instelt, kunnen anderen het bestand bovendien niet zonder uw toestemming bekijken.
De eigenschap wijzigen
U kunt een beveiligingsinstelling selecteren voor bestanden die zijn opgeslagen met de functie voor documentarchivering. Hiermee voorkomt u dat een bestand wordt verplaatst of handmatig of automatisch wordt verwijderd.
Er zijn drie eigenschappen beschikbaar voor opgeslagen bestanden: 'Delen', 'Beveiligen' en 'Vertrouwelijk'. Wanneer het bestand wordt opgeslagen met de eigenschap 'Delen', is het niet beveiligd. Wanneer het bestand wordt opgeslagen met de eigenschap 'Beveiligen' of 'Vertrouwelijk', is het wel beveiligd.
Bestanden die worden opgeslagen in de snelmap, hebben altijd de eigenschap 'Delen'. Wanneer u een bestand opslaat in de hoofdmap of een aangepaste map, kunt u 'Delen', 'Beveiligen' of 'Vertrouwelijk' selecteren.

Delen | U kunt een gedeeld bestand wijzigen in een beveiligd of vertrouwelijk bestand met de functie 'Eigensch. wijzigen' in Opdrachtinstellingen.
Beveiligen | U hoeft voor een beveiligd bestand geen wachtwoord in te stellen, maar u voorkomt wel dat een bestand wordt verplaatst, verwijderd of bewerkt. U kunt geen wachtwoord instellen. Het pictogram wordt weergegeven naast het moduspictogram in de bestandstoets van een beveiligd bestand.
Vertrouwelijk | Als u een vertrouwelijk bestand wilt beschermen, stelt u een wachtwoord in. (U moet het wachtwoord invoeren om het bestand op te halen. ) Het pictogram wordt weergegeven naast het moduspictogram in de bestandstoets van een vertrouwelijk bestand.

Beperkingen voor het wijzigen van de eigenschap

- Een bestand dat is ingesteld op 'Delen' kan worden gewijzigd in 'Beveiligen' of 'Vertrouwelijk'. Een bestand dat als 'Delen' is opgeslagen in de snelmap kan echter alleen worden gewijzigd in 'Beveiligen'.
- Een bestand dat is ingesteld op 'Beveiligen' kan desgewenst worden gewijzigd in 'Delen' of 'Vertrouwelijk'. Een bestand dat als 'Beveiligen' is opgeslagen in de snelmap kan echter alleen worden gewijzigd in 'Delen'.
- Een bestand dat is opgeslagen in de snelmap kan niet worden gewijzigd in 'Vertrouwelijk'. Als het bestand wordt verplaatst naar de hoofdmap of een aangepaste map, kan de eigenschap worden gewijzigd in 'Vertrouwelijk'.
- Voor één bestand kunnen niet twee eigenschappen worden geselecteerd.

Selecteer [Eigenschap] in het scherm Bestandsinformatie.
Wanneer u [Vertrouwelijk] hebt geselecteerd, voert u een wachtwoord (32 cijfers) in met de cijfertoetsen.
Elk cijfer dat u invoert, wordt weergegeven als .
Een gebruikersnaam opgeven
Tik op het tekstvak [Gebruikersnaam].
Als gebruikersauthenticatie wordt gebruikt, wordt automatisch de gebruikersnaam geselecteerd die is gebruikt voor aanmelden. In dat geval kunt u deze stap overslaan.
U moet de gebruikersnaam eerst opslaan door in de "Instellingsmodus" [Gebruikersbediening] → [Gebruikerslijst] te selecteren.
Tik op de toets van de gebruikersnaam.
U kunt ook een gebruikersnaam selecteren door te tikken op de toets [Oproepen met registratienummer] en het gebruikersnummer in te voeren.
U moet het gebruikersnummer eerst instellen door in de instellingsmodus [Gebruikersbediening] → [Gebruikerslijst] te selecteren.
Tik op .
Vervolgens wordt het scherm uit stap 1 met de geselecteerde gebruikersnaam weergegeven.
Een bestandsnaam toewijzen
U kunt een bestandsnaam aan het bestand toewijzen.
Tik op het tekstvak [Bestandsnaam] en voer de bestandsnaam in.
Voer een bestandsnaam in van maximaal 30 tekens.
Bestandsnaam

- Als u een bestandsnaam opgeeft die al bestaat, worden een tilde en serienummer toegevoegd aan de bestandsnaam en wordt dit bestand opgeslagen als een ander bestand. De bestandsnaam is niet hoofdlettergevoelig.
  Als het bestand 'test.txt' al bestaat en u de bestandsnaam 'TEST.TXT' opgeeft, wordt het bestand opgeslagen met de naam 'TEST.TXT~1'.
- Als de lengte van de bestandsnaam de limiet overschrijdt, worden de laatste tekens weggelaten en wordt een serienummer toegevoegd aan de bestandsnaam.

De map opgeven
Geef op in welke map u het bestand wilt opslaan.
Tik op het tekstvak [Opgeslagen in].
Als een gebruikersnaam met de instelling 'Mijn map' wordt geselecteerd, wordt 'Mijn map' van die gebruiker automatisch geselecteerd.
Tik op de toets van de map waarin u het bestand wilt opslaan.
Als er een wachtwoord is ingesteld voor de map, wordt er een scherm weergegeven voor het invoeren van het wachtwoord. Voer het wachtwoord (5 tot 8 cijfers) in met de cijfertoetsen en tik op de toets .
PDF-bestand maken voor bladeren op de pc
Tik op het selectievakje [PDF maken voor surfen op pc] om een openbaar PDF-bestand voor surfen op de pc te maken wanneer het bestand wordt opgeslagen.
Terug naar begin